Oftmals treffen Prüfer*innen des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) und des Landesamtes für Gesundheit und Soziales MV (LAGuS MV) auf das Problem, dass Einsatzstellen keine schriftlichen Nachweise über die Anwesenheit der Freiwilligen vorweisen können. Für die Anerkennung der Abrechnung ist es jedoch notwendig, dass ein solcher Nachweis in schriftlicher oder digitaler Form erbracht werden kann. Dieser Nachweis muss fünf Jahre vorgehalten werden. Einsatzstellen mit wechselnder Leitung sollten eine interne Absprache zur Aufbewahrung finden.