Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz

Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen. Allerdings gab es in der Vergangenheit immer wieder Fälle, in denen Hinweisgebende infolge einer Meldung von Missständen beruflich benachteiligt wurden. Aus diesem Grund hat die EU alle Mitgliedsstaaten verpflichtet, gesetzliche Regelungen zu schaffen, um Hinweisgebende vor beruflichen Nachteilen zu schützen. 

In Deutschland ist hierzu am 2. Juli 2023 das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft getreten. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen und Organisationen, interne Meldekanäle einzurichten, über die Mitarbeitende mutmaßliche Rechtsverstöße der Organisation melden können. Die Verpflichtung zum Einrichten der Meldekanäle gilt seit 1. Dezember 2023 für Arbeitgeber mit mehr als 49 Beschäftigten. Das Gesetz regelt zudem, dass Hinweise die über diese Kanäle eingegen, nicht zu beruflichen Nachteilen der Hinweisgebenden führen dürfen.  

Den Gesetzestext des Hinweisgeberschutzgesetes (HinSchG) finden Sie, wenn Sie diesen Link anklicken.

Weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie in unserer Fachinformation vom 23.05.2023. Diese Fachinformation können Sie aufrufen, wenn Sie diesen Link anklicken. 

Das Gesetz sieht vor, dass Hinweisgebende die Möglichkeit haben müssen, Meldungen wahlweise mündlich, schriftlich oder persönlich abzugeben. Dabei soll auf Wunsch die Anonymität der Hinweisgebenden gewahrt werden. Die Vertraulichkeit der Meldung muss in jedem Fall sichergestellt werden.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wird in den meisten Fällen die Einführung einer elektronischen Meldeplattform sinnvoll und notwendig sein, über die Hinweisgeber Textnachrichten, Dokumente oder gesprochene Nachrichten hinterlassen können. Die elektronische Meldeplattform sollte es der Organisation zudem ermöglichen, im weiteren Verlauf bei Bedarf auch mit anonymen Hinweisgebern weiter zu kommunizieren (z.B. durch eine Postfachfunktion, auf die der Hinweisgeber anonym zugreifen kann).

Zur Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen ist eine "interne Meldestelle" einzurichten. Die interne Meldestelle prüft die eingehenden Hinweise zunächst auf Plausibilität. Stellt sie eine grundsätzliche Plausibilität fest, muss die Meldestelle dem Hinweis nachgehen und überprüfen, ob es sich tatsächlich um einen Compliance-Verstoß handelt oder ob eine entsprechende Vermutung entkräftet werden kann. Bei der Nachforschungen kann es notwendig sein, Beteiligte zu befragen und be- oder entlastenden Informationen und Unterlagen sicherzustellen. Ab einem gewissen Punkt kann es zudem sinnvoll und notwendig sein, externe Experten, wie z.B. IT-Spezialisten, Anwälte oder Wirtschaftsprüfer in die Überprüfung mit einzubeziehen.

Die interne Meldestelle ist zudem dafür verantwortlich, den Kommunikationsfluss zum Hinweisgeber sicherzustellen. So muss sie dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen und diesen binnen drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen informieren, beispielsweise über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung einer Meldung an eine zuständige Behörde, etwa eine Strafverfolgungsbehörde. Die interne Meldestelle muss zudem die Vorgänge dokumentieren und die Informationen den Verantwortlichen in der Organisation strukturiert zugänglich machen.

Inzwischen haben sich zahlreiche Dienstleister darauf spezialisiert, Unternehmen und Organsiationen bei der Umsetzung der Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zu unterstützen. Die Unterstützung reicht vom Einrichten und Betrieb von elektronischen Meldeplattformen bis zur Komplettabwicklung aller Anforderungen als ausgelagterte "interne Meldestelle".

In Mecklenburg-Vorpommern arbeitet der Paritätische MV in diesem Bereich erfolgreich mit dem Wirtschaftskontor Weinert in Rostock zusammen. Dieser Anbieter gewährt Mitgliedern des Paritätischen auf Anfrage auch Sonderkonditionen. Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie, wenn Sie diesen Link anklicken.

Gerne stellen wir bei Bedarf auch den Kontakt zu weiteren Dienstleistern in Mecklenburg-Vorpommern her, die soziale Organisationen bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes unterstützen. Unseren Ansprechpartner für weitere Informationen finden Sie unten.    

Der Paritätische Gesamtverband hat zudem Rahmenverträge mit entsprechend bundesweit tätigen Dienstleistern geschlossen. Nähere Informationen zu diesen Rahmenverträgen finden Sie im Einkaufsportal des Paritätischen Gesamtverbands. Dieses errreichen Sie, wenn Sie diesen Link anklicken.

Um die Vorgaben des Hinweisgebergesetzes umzusetzen, sind zum einen gewisse technische Ausstattungen erforderlich (z.B. ein elektronische Meldeplattform), zum anderen müssen personelle Ressourcen vorgehalten werden. Bei den personellen Ressourcen ist darauf zu achten, dass diese zum einen über das notwendige Wissen und die notwendigen Fertigkeiten zur Überprüfung der eingehenden Hinweise verfügen. Zum anderen ist darauf zu achten, dass die Meldestelle durchgängig arbeitsfähig ist, um die gesetzlichen Reaktionsfristen einhalten zu können. In der Regel wird es daher notwendig sein, in die Meldestelle mindestens zwei entsprechend qualifizierte Personen einzubinden.

Das Gesetz gibt die Möglichkeit, dass die Organisation wahlweise selbst eine „interne Meldestelle“ einrichtet, oder einen externen Dienstleister beauftragt, damit dieser als ausgelagerte „interne Meldestelle“ bzw. als „Ombudsperson“ fungiert. Möglich ist auch, lediglich Teile des Verfahrens auszulagern (zum Beispiel den Betrieb einer elektronischen Meldeplattform und die Plausibilitätsprüfung bei eingehenden Meldungen) und den Investigationsprozess zur Aufklärung der Hinweise mit eigenem Personal zu gestalten.

Die Landesregierung MV hat am 29.11.2023 einen Gesetzentwurf vorgelegt, mit dem die Einrichtung von internen Meldestellen für öffentliche Beschäftigungsgeber geregelt werden soll (siehe Drucksache 8/2809 des Landtags MV).

In der Gesetzesbegründung heißt es zum Vollzugsaufwand: „Durch die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestellen entsteht den kommunalen Beschäftigungsgebern personeller und sachlicher Mehraufwand. Der Bund geht für die Einrichtung einer kommunalen internen Meldestelle von einmaligen Kosten in Höhe von 2 314 Euro und für den laufenden Betrieb dieser Stelle von jährlichen Kosten in Höhe von 8 517 Euro aus (siehe Bundestagsdrucksache 20/3442, Seite 50 f.).“

Da die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes für öffentliche und private Beschäftigungsgeber identisch sind, bieten die vom Bund errechneten und vom Land MV zitierten Umsetzungskosten einen guten Richtwert für den finanziellen Aufwand, mit dem auch private Organisationen kalkulieren können.

Wie oben dargestellt, sind Organisationen mit mehr als 49 Beschäftigten durch das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, Meldekanäle und interne Meldestellen vorzuhalten. Wir gehen daher davon aus, dass Kostenpositionen, die im Zusammengang mit der Umsetzung des Gesetzes entstehen, in Entgeltverhandlungen geltend gemacht werden können. Da das Gesetz erst 2023 in Kraft getreten ist, gehen wir zudem davon aus, dass die entsprechenden Kosten nicht mit der Vergütung von Verwaltungsgemeinkosten berücksichtigt worden sein können, die vor dem Inkrafttreten des Gesetzes vereinbart wurden.

Der Paritätische MV hst ein Informationsschreiben für seine Mitglieder erstellt, in dem der finanzielle Aufwand und die Refinanzierbarkeit noch einmal erläutert wird. Das Informationsschreiben können Sie herunterladen, wenn Sie diesen Link anklicken.  

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Meldungen über vermeintliche Rechtsverstöße in Unternehmen und Organisationen auch bei unabhängen staatlichen Stellen ("Externen Meldestellen") gemeldet werden können. Eine entsprechende bundesweit nutzbare Meldestelle wurde beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Nähere Informationen und die Möglichkeit, dort eine Online-Meldung abzugeben finden Sie, wenn Sie diesen Link anklicken.   

Es ist damit zu rechnen, dass zukünftig auch auf Länderebene entsprechende extene Meldestelle eingerichtet werden. Sobald wir hierzu nähere Informationen haben, werden wir an dieser Stelle informieren. 

Um die wichtigsten Inhalte und Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes allen Personen verständlich und zugänglich zu machen, hat der Paritätische Gesamtverband hierzu auch Informationen in Leichter Sprache veröffentlicht. Die Informationen zum Herunterladen finden Sie, wenn Sie diesen Link anklicken.