Hierfür hat der Medizinische Dienst Mecklenburg-Vorpommern (MD MV) einen Fragebogen entwickelt und allen vollstationären Pflegeeinrichtungen in MV mit der Bitte um Unterstützung zukommen lassen. Dieser Fragebogen steht in aktualisierter Fassung auch auf der Internetseite des MD MV zum Download zur Verfügung. Alternativ zum MD-Fragebogen können vollstationäre Einrichtungen vorhandene Daten aus dem internen Dokumentationssystem übermitteln, welche im Zuge des Pflegegradmanagements jeweils aktuell darstellbar sind. Wichtig ist dabei, dass diese Daten die Fragestellungen aus dem MD-Fragebogen vollständig abbilden.
Das Verfahren wurde vom Medizinischen Dienst bereits im Februar 2025 aufgestellt. Im August wurde der MD-Fragebogen aktualisiert und außerdem die alternative Möglichkeit zur Übermittlung von Daten aus der Betriebsdokumentation eröffnet. Zu beachten ist für die Einrichtungsträger, dass der Fragebogen bzw. die Auszüge aus dem Pflegegradmanagement gemeinsam mit dem Antrag auf Höherstufung an die zuständige Pflegekasse übermittelt werden. Diese leitet die eingegangenen Unterlagen mit dem Begutachtungsauftrag an den MD MV weiter.
Eine Begutachtung nach Aktenlage kann zu einer schnelleren Bearbeitung von Höherstufungsanträgen führen, da eine Begutachtung vor Ort und eine entsprechende Terminierung entfällt. Hierdurch können sowohl beim MD MV als auch bei den Pflegeeinrichtungen dringend benötigte Ressourcen sinnvoll freigesetzt werden. Allerdings wurde in den ersten Monaten seit März lediglich jedem zehnten Höherstufungsantrag aus der vollstationären Pflege der Fragebogen des MD MV beigefügt. Zielsetzung ist, diesen Anteil künftig deutlich zu erhöhen.